AVG – wat Ardea administreert

Vanaf 25 mei 2018 geldt voor de hele EU een nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De Verordening regelt de rechtmatige en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens binnen de Europese Unie. In dat kader laten we graag zien wat we van onze leden registreren.

Kortweg: we houden alle gegevens bij die je opgeeft bij aanmelding

De kortste versie is: we administreren alle gegevens die je bij aanmelding aan ons doorgeeft. Daar voegen we nog wat sportinfo aan toe: je team en eventueel je shirtnummer en nevobo-nummer. Het gaat om:
– voor- en achternaam, adresgegevens, mailadres, telefoongegevens, geboortedatum;
– start lidmaatschap, team, rugnummer;
– nevobonummer met einddatum, foto voor nevobopas;
– rekeninginformatie, wijze van betalen, eventuele korting (Huygenspas), scan (en zo mogelijk het origineel) van je machtiging.

We gebruiken de gegevens alleen voor organisatie van de club

We gebruiken de meeste gegevens vooral intern. We maken wel via de website de samen­stelling van de teams openbaar, en de namen, functies en contactgegevens van trainers en vrijwilligers.
Organisaties die voor ons gegevens beheren, zoals Google en Mailchimp, mogen er verder niets mee doen. Daarvoor hebben we met hen een zogeheten ‘verwerkersovereenkomst’ gesloten (zie laatste paragraaf). Verder delen we spelersnamen met de organisaties van de Nevobo- en recreatieve competities.
We stellen geen gegevens beschikbaar voor commercieel gebruik door anderen.

Van oud-leden houden we minimale gegevens bij

Van oud-leden houden we in principe slechts de namen bij, de mailadressen en de datum van afmelding. De (scan van) de machtigingen vernietigen we aan het einde van het seizoen volgend op het seizoen van opzegging (aansluitend op de eisen die banken hierin stellen).

Met Google en Mailchimp hebben we een verwerkersovereenkomst

We voeren de ledenadministratie in Google Drive. We vallen daar onder hun algemene verwerkers­overeenkomst, die volgens ICT-jurist Engelfriet heel behoorlijk is. Hij stelt dat een kleine vereniging dergelijke beveiliging in eigen beheer nooit zo voor elkaar zou kunnen krijgen, en bij een lokale IT-aanbieder alleen met veel minder faciliteiten tegen veel hogere kosten.
Verder hebben we een verwerkersovereenkomst met Mailchimp om verenigingsbreed mails te kunnen versturen (bijvoorbeeld voor de ALV, start seizoen, oliebollentoernooi e.d.). Wij geven hen daarvoor alleen namen, mailadressen en een leeftijdindicatie (senior of niet).
Daarnaast hebben we een verwerkersovereenkomst met SponsorKliks, maar dat lijkt ten overvloede. Wij delen geen persoonsgegevens met hen. Zij koppelen alleen onze verenigingsnaam aan de web­aankopen die Ardea-leden via onze site doen.