Ledenadministratie vernieuwd

Tot voor kort hielden we bij Ardea op wel drie verschillende plekken onze leden bij. Leden­administrateur Hans Borst muteerde op z’n eigen pc de ledenlijst, de technische commissie noteerde voor zichzelf de indeling van de leden in de teams, de penningmeester had een aparte lijst voor de incasso’s. De TC hield dan ook weer, handmatig, op de website de pagina met de Nevobo-team­samenstelling bij.

Het vergde veel extra werk en aandacht voor coördinatie

Het vergt veel zorgvuldig onderling overleg om alles synchroon te houden, maar dat gebeurde te weinig – en steeds minder. Je begrijpt: dat leidde tot fouten. Mensen die wel trainden en speelden, maar geen contributie afdroegen. En andersom: mensen die we incasseerden, maar die geen lid meer waren. Leden die op de ledenlijst bij een team stonden dat allang niet meer bestond. Niet-leden die een uitnodiging voor de ALV kregen. Teampagina’s op de website die niet meer actueel waren. En ga zo maar door. Dat leidde -natuurlijk- tot ergernis, frustratie en tal van boze telefoontjes en mailtjes. En iedereen liep voortdurend achter de feiten aan, en moest er op letten of hij of zij wel het meest recente bestand gebruikte.

Alles van de grond af opnieuw opgebouwd en on line gebracht

Om dat alles in één keer op te lossen, hebben we de ledenlijst opgeschoond en helemaal opnieuw on line ingericht. Zowel de ledenadministrateur, de penningmeester, de coördinator TC als de secretaris kunnen nu rechtstreeks in dezelfde on line lijst muteren. Schaduwbestanden zijn verleden tijd. Dat moet coördinatiefouten en dubbel werk voorkomen.

Dat geeft ook de website weer een impuls

Bovendien kunnen we nu op de website rechtstreeks en automagisch vanuit de ledenlijst de actuele teamsamenstellingen publiceren. De pagina toont niet alleen, zoals voorheen, de competitieteams, maar ook de recreatieteams. Ook de diverse teampagina’s van de competitieteams (dit zijn trouwens veelbezochte pagina’s, wellicht ook door de tegenstanders!) laten nu altijd de laatste stand van zaken uit de ledenadministratie zien.

We hebben ook aan de beveiliging gedacht

Om de privacy te beschermen, publiceren we op de website via een tussen-bestand dat alleen de gegevens voor de teamindelingen bevat. Dus zelfs als dit gekraakt mocht worden, krijgt men geen toegang tot het hoofdbestand.Op soortgelijke wijze hebben we tussenbestanden met alleen de benodigde informatie specifiek voor de incasso, voor de nieuwsbrieven, en om mensen (trainers bijvoorbeeld) toegang te geven tot de contactgegevens van de leden. Dat dient het gemak en beschermt ook de vertrouwelijke informatie.

Reageren? Ja, leuk, ga je gang!

Je kunt je reactie vormgeven met simpele html-tags.

- verplicht