Vanaf 25 mei 2018 geldt voor de hele EU een Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De Verordening regelt de rechtmatige en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens binnen de Europese Unie. In dat kader laten we graag zien wat we van onze leden registreren.
Kortweg: we houden alle gegevens bij die je opgeeft bij aanmelding
De kortste versie is: we administreren alle gegevens die je bij aanmelding aan ons doorgeeft. Daar voegen we nog wat sportinfo aan toe: je team en eventueel je shirtnummer en nevobo-nummer. Het gaat om:
– voor- en achternaam, adresgegevens, mailadres, telefoongegevens, geboortedatum;
– start lidmaatschap, team, rugnummer;
– nevobonummer met einddatum, foto voor nevobopas;
– rekeninginformatie, wijze van betalen, eventuele korting (Huygenspas), scan (en zo mogelijk het origineel) van je machtiging.
We gebruiken de gegevens alleen voor organisatie van de club
We gebruiken de meeste gegevens vooral intern. We maken wel via de website de namen, functies en contactgegevens van bestuur en vrijwilligers bekend.
Organisaties die voor ons gegevens beheren, zoals Google, mogen er verder niets mee doen. Daarvoor hebben we met hen een zogeheten ‘verwerkersovereenkomst’ gesloten (zie laatste paragraaf). Verder delen we spelersnamen met de organisaties van de Nevobo- en recreatieve competities.
We stellen geen gegevens beschikbaar voor commercieel gebruik door anderen.
Van oud-leden houden we minimale gegevens bij
Van oud-leden houden we in principe slechts de namen bij, de mailadressen en de datum van afmelding. De (scan van) de machtigingen vernietigen we aan het einde van het seizoen volgend op het seizoen van opzegging (aansluitend op de eisen die banken hierin stellen).
Met Google hebben we een verwerkersovereenkomst
We voeren de ledenadministratie in Google Drive. We vallen daar onder hun algemene verwerkersovereenkomst, die volgens ICT-jurist Engelfriet heel behoorlijk is. Hij stelt dat een kleine vereniging dergelijke beveiliging in eigen beheer nooit zo voor elkaar zou kunnen krijgen, en bij een lokale IT-aanbieder alleen met veel minder faciliteiten tegen veel hogere kosten.
Daarnaast hebben we een verwerkersovereenkomst met SponsorKliks, maar dat lijkt ten overvloede. Wij delen geen persoonsgegevens met hen. Zij koppelen alleen onze verenigingsnaam aan de webaankopen die Ardea-leden via onze SponsorKliks P doen.